Política de Tratamiento de Datos Personales — SolAroma

Versión: 1.0 — Fecha de entrada en vigencia: 6 de noviembre de 2026

1. Responsable del tratamiento

En adelante, «SolAroma».

2. Marco legal y alcance

Esta política se aplica a los datos personales que SolAroma recolecta, almacena, usa, circula o suprime (en adelante, «tratamiento») a través de su tienda en línea, su aplicación, su punto de venta, WhatsApp y cualquier otro canal, en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

3. Definiciones

• Titular: la persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos relativos a la salud.
• Encargado del tratamiento: quien trata datos por cuenta de SolAroma (por ejemplo, proveedores tecnológicos).
• Transmisión / transferencia: envío de datos a un encargado (transmisión) o a otro responsable (transferencia), dentro o fuera de Colombia.

4. Datos que tratamos

SolAroma no solicita datos de tarjetas: los pagos los procesan directamente las pasarelas (por ejemplo, ePayco) a través de la tienda.

5. Finalidades

1. Gestionar compras: crear y entregar pedidos, procesar pagos, emitir facturas, atender garantías, cambios y devoluciones.
2. Crear y administrar la cuenta del usuario en la app, incluido el historial de pedidos.
3. Administrar el programa Rewards (puntos, niveles, canjes y referidos).
4. Prestar las funciones de bienestar que el titular decida usar. Estos datos se usan solo para mostrárselos a su titular; nunca para publicidad, segmentación ni perfilamiento comercial.
5. Atender peticiones, quejas, reclamos y solicitudes por los canales de servicio.
6. Enviar comunicaciones transaccionales (confirmación de pedido, envío, seguridad de la cuenta).
7. Solo con autorización separada y opcional: enviar novedades, ofertas y contenido comercial por correo, WhatsApp o notificaciones. El titular puede retirarla en cualquier momento.
8. Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y requerimientos de autoridades.
9. Seguridad, prevención de fraude y mejora del servicio con información agregada o estadística.

6. Datos sensibles y de menores

• El suministro de datos sensibles (secciones de bienestar) es facultativo: el titular no está obligado a darlos y puede usar la tienda sin ellos. Se piden con autorización explícita, informando cuáles son sensibles y para qué se usan.
• El texto del diario personal se guarda cifrado y solo su titular puede leerlo.
• SolAroma no vende productos ni crea cuentas para menores de 18 años. Si llegara a tratar datos de un menor, lo hará respetando su interés superior y con autorización de su representante legal.

7. Derechos de los titulares

El titular puede:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
3. Ser informado del uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) después de agotar el trámite ante SolAroma.
5. Revocar la autorización y/o pedir la supresión de sus datos, salvo cuando exista un deber legal o contractual de conservarlos.
6. Acceder gratuitamente a sus datos.

Desde la app, en Mi cuenta, el titular puede descargar sus datos, cambiar sus preferencias de comunicación y eliminar su cuenta.

8. Procedimiento para consultas y reclamos

• Canal: correo info@dsolaroma.com o WhatsApp 310 613 2983, indicando nombre, documento, dirección de contacto, descripción de la solicitud y documentos de soporte.
• Responsable de atender las solicitudes: el Representante Legal de SOLAROMA LTDA, Martín Riviere.
• Consultas: se responden en máximo 10 días hábiles, prorrogables 5 días hábiles más, informando el motivo.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): se responden en máximo 15 días hábiles, prorrogables 8 días hábiles más. Si el reclamo está incompleto, se pedirá completarlo dentro de los 5 días siguientes; si pasan 2 meses sin respuesta, se entiende desistido.
• Mientras se resuelve, el dato se marcará como «reclamo en trámite».

9. Transmisión y transferencia de datos

Para operar, SolAroma usa proveedores tecnológicos que actúan como encargados y pueden almacenar datos fuera de Colombia, con medidas de seguridad y confidencialidad:

Al aceptar esta política, el titular autoriza estas transmisiones y transferencias para las finalidades descritas.

10. Seguridad

SolAroma aplica medidas técnicas, humanas y administrativas razonables: cifrado en tránsito (HTTPS), control de acceso por roles con registro de auditoría, reglas que impiden a un usuario ver datos de otro, cifrado del diario personal, copias de respaldo y acceso restringido del personal según su función.

11. Conservación

Los datos se conservan mientras exista la relación con el titular y durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades y las obligaciones legales (por ejemplo, los soportes contables y de facturación, según la normativa tributaria). Cumplido ese plazo, se suprimen o se anonimizan.

12. Cookies y analítica

La app y la tienda usan cookies propias (necesarias para el carrito y la sesión) y de terceros (analítica y medición). Las de analítica y medición solo se activan si el titular las acepta en el aviso de cookies, y nunca se usan en las secciones de Bienestar, Mi cuenta ni Rewards.

13. Cambios a esta política

Cualquier cambio sustancial se informará por los canales habituales antes de su entrada en vigencia. Si el cambio afecta la finalidad, se pedirá una nueva autorización. Cada versión queda identificada con su número y fecha; la app guarda la versión aceptada por cada titular.

14. Vigencia

Esta política rige desde el 6 de noviembre de 2026. Las bases de datos estarán vigentes mientras SolAroma desarrolle su objeto social y se requieran para las finalidades descritas.